Szkolenie Online

1. Ewolucja pojęć kancelaryjno-archiwalnych – przegląd słowniczka z instrukcji kancelaryjnej pod kątem nowych definicji np. dekretacja automatyczną, uproszczona, zastępcza; komórka merytoryczną i organizacyjna, skrzynka doręczeń, składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych, itp.

2. Wskazanie osób odpowiedzialnych za przestrzeganie zapisów instrukcji kancelaryjnej (pracownicy podmiotu, kierownicy komórek, koordynator czynności kancelaryjnych, archiwista, kierownik jednostki organizacyjnej) i formalne określenie ich obowiązków.

3. Konkretny opis czynności kancelaryjnych wykonywanych w systemie EZD oraz w systemach dziedzinowym i tradycyjnym (prowadzenie rejestrów, zakładanie spraw i ich prowadzenie, dekretacja, akceptacja, generowanie i tworzenie raportów, gromadzenie dokumentów elektronicznych tradycyjnych oraz odwzorowań cyfrowych które mają znaczenie dla przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw).

4. Weryfikacja zasad przyjmowania, rejestrowania i rozdzielania przesyłek wpływających, pod kątem osób uprawnionych i roli punktu kancelaryjnego.

5. Wykonywanie odwzorowań cyfrowych (minimalne wymagania techniczne, ograniczenia dla wykonania pełnych odwzorowań) oraz status skanów w zarządzaniu dokumentacją.

6. Podpis elektroniczny oraz jego weryfikacja (raport z weryfikacji, ważność podpisu elektronicznego).

7. Postępowanie z dokumentacją w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych (ilość składów, obsługa, kwalifikacja archiwalna, opis i ewidencja, porządkowanie).

8. Dekretowanie a rozdział przesyłek przez osoby uprawnione.

9. Znak sprawy - konstrukcja, rozbudowa, uzupełnienie, zmiana.

10. Akceptacja i podpisywanie przesyłek wysyłanych elektronicznie i tradycyjnie dla spraw papierowych i elektronicznych.

11. Wysyłanie przesyłek nieelektronicznie za pośrednictwem operatora pocztowego, elektronicznie (ESP, PURDE, skrzynka poczty elektronicznej), hybrydowo (PUH), bezpośrednio adresatowi.

12. Postępowanie z dokumentacją przy reorganizacji jednostki lub komórki, w sytuacji zakończenia świadczenia pracy przez pracownika lub przeniesienia do innej komórki organizacyjnej.